شما هم به دفتر کار باز فکر میکنید؟

25
۰
(۰)

گذر همه ما به اداره‌ها و سازمان‌های دولتی افتاده است و بیشترین چیزی که از آن‌ها در ذهن داریم، اتاق‌های متعدد در یک راهروی بزرگ است که کارمندها در این اتاق‌ها مشغول به کار هستند. شاید همین دیوارها و درهای بسته است که خلاقیت و ایده‌پردازی را در بین کارمندها از بین برده است؛ چون هیچ تعاملی با یکدیگر ندارند. اگر شما هم مدیریت یک کسب‌وکار کوچک یا بزرگ را برعهده دارید و دنبال بهترین دکوراسیون اداری برای شرکت هستید، حتما با فضای کار باز آشنا هستید.

آنچه در استارتاپ‌ها بیشتر از هر چیزی توجه را جلب می‌کند فضای کار باز یا Open Office Plan است که تمام کارکنان بدون هیچ مرز و دیواری کنار هم می‌نشینند و برای هر مسئله‌ای با هم همفکری می‌کنند. موفقیت استارتاپ‌ها باعث شده است مدیران شرکت‌های خصوصی، برای تعامل بیشتر کارکنان با هم و بهبود بهره‌وری شغلی از فضای کار باز برای محیط کاری خود کمک بگیرند. پس این سوال مطرح می‌شود که آیا طراحی دکوراسیون شرکت با ویژگی‌های اپن آفیس به بهبود بهره‌وری کارکنانتان کمک می‌کند یا خیر؟ 

تعریفی مختصر از دفتر کار باز

اگر شرکتی با دکوراسیون اپن آفیس را از بالا نگاه کنید، یک فضای باز و بدون دیوارهای جداکننده می‌بینید که میز و صندلی‌های کارکنان با آرایش و نظم مشخصی کنار هم قرار گرفته‌اند؛ به‌گونه‌ای که با کمی دقت متوجه می‌شوید هر تیم کاری در کدام بخش از محیط مستقر هستند. در این سبک از طراحی محیط اداری، خبری از دیوارهای بلند آجری نیست و برای ایجاد اتاق‌های جلسه از پارتیشن‌های شیشه‌ای استفاده می‌شود.

در چنین فضایی میز و صندلی‌های اداری نزدیک به هم و در حالتی صمیمی قرار می‌گیرند تا برقراری ارتباط با افراد مختلف در شرکت ساده‌تر باشد. به بیان ساده‌تر، فضای کار باز به‌دنبال حذف تفکیک افراد بر اساس جایگاه و موقعیت شغلی است.

تعریفی مختصر از دفتر کار باز

۴ مدل دفتر کار باز برای انتخاب و اجرا در شرکت

هنگام طراحی و اجرای اپن آفیس‌ در شرکت، می‌توانید بسته به نوع فعالیت کارکنان در شرکت و گروه‌هایی که باید با هم در ارتباط باشند، میزان سکوت و آرامشی که تیم‌های کاری برای انجام وظایف احتیاج دارند و بسیاری فاکتورهای دیگر یکی از چهار مدل دفتر کار باز را اجرا کنید.

  • فضای کار کامل باز 

دفتر کار باز برای شرکت‌های تکنولوژی‌محور که سبک مدرن را برای طراحی داخلی شرکت انتخاب کرده‌اند، بسیار مناسب است. در این فضای کار، تمام تیم‌های کاری در یک فضای مشترک قرار می‌گیرند و چیدمان میزها برحسب نیاز افراد برای تعامل با اعضای گروه است. در این فضا ممکن است مدیر یک بخش کنار جوان‌ترین و بی‌تجربه‌ترین فرد گروه قرار بگیرد و سابقه کاری و سلسله مراتب اداری، معیاری برای تعیین میز و صندلی نیست.

  • فضای کار نیمه تفکیک‌شده

اگر بیشتر کارمندهای شرکت به فضایی همانند یک اتاق مخصوص برای تمرکز بیشتر احتیاج دارند ولی بدون تعامل و مشارکت با دیگر اعضای گروه به نتیجه‌رساندن فعالیت‌ها ممکن نیست، می‌بایست از این مدل فضای کار کمک بگیرید. در این سبک از طراحی اداری، به کمک پارتیشن‌های شیشه‌ای یا آلومینیومی می‌توانید در کنار ایجاد حریم خصوصی برای کارکنان ارتباط آن‌ها را با دیگر اعضای تیم حفظ کنید.

فضای کار نیمه تفکیک شده

  • فضای کار گروه محور

در این سبک از طراحی شرکت، اتاق‌های ساختمان‌های اداری حفظ می‌شود با این تفاوت که برای تعامل و مشارکت اعضای یک تیم با همدیگر، هر اتاق‌ به یک گروه کاری اختصاص داده می‌شود.

فضای کار گروه محور

  • فضای کار اشتراکی

شاید یکی از جذاب‌ترین سبک دفتر کار باز، همین فضای اشتراکی باشد که البته بیشتر برای افرادی که دورکار هستند یا در مراحل ابتدایی راه‌اندازی یک استارتاپ جدید هستند، مناسب است. بنابراین ممکن است در یک فضای کار اشتراکی، چندین شرکت یا استارتاپ کوچک وجود داشته باشند.

این فضای کار جذاب است چون شما می‌توانید با افراد متعددی با تخصص‌های مختلف و از شرکت‌های بسیاری آشنا شوید و ارتباط‌های قوی کاری با آن‌ها ایجاد کنید. اگر کارمندی به‌صورت دورکار یا فریلنسر کار می‌کند و فضای کار مناسبی در خانه ندارد می‌تواند به این فضاهای کاری مشترک برود و بدون محدودیت از فضای آن‌ها برای انجام فعالیت‌های خود بهره ببرد.

فضای کار اشتراکی

اپن آفیس چه مزیت‌ها و معایبی دارد؟

برای شما به‌عنوان مدیر شرکت، بهبود بهره‌وری کارکنان مهم است و پیش از تصمیم‌گیری برای اجرای فضای کار باز باید مزیت‌ها و معایب این محیط کاری را بدانید تا بهترین تصمیم را برای راحتی کارکنان بگیرید. بر اساس تحقیقاتی که انجام شده است، مزیت‌ها و معایبی که اپن افیس برای کارمندهای شرکت به‌همراه دارد عبارتنداز:

  • ارتباطات بهتر افراد یک تیم در فضای کار باز

در فضای کار باز با درهم شکستن دیوارها و برداشتن موانع برای برقراری ارتباط کارکنان با هم، دسترسی افراد یک تیم به همدیگر راحت‌تر شده و فرهنگ کار تیمی در آنها تقویت می‌شود. در واقع فضای باز در محیط کاری ارتباط بیشتر اعضای یک تیم را به‌همراه دارد که درنتیجه آن خلاقیت در کار و حمایت از یکدیگر درتیم‌ها بهبود می‌یابد.

رتباطات بهتر افراد یک تیم در فضای کار باز

  • انعطاف اپن آفیس برای طراحی فضای کار

فضای کار در سازمان‌ها و اداره‌های سنتی ثابت است و سال‌ها این اتاق‌ها بدون هیچ تغییری از کارکنان پذیرایی می‌کنند. اما مزیت مهم محیط کار باز این است که شما بدون محدودیت و نیاز به بودجه بالا می‌توانید همراه با رشد و توسعه تیم‌های کاری و تغییر تعداد منابع‌انسانی شرکت، دکوراسیون اداری را تغییر دهید. حتی اگر با پارتیشن ثابت، فضای اختصاصی برای تیم‌های مختلف شرکت ایجاد کرده باشید هم می‌توانید در طی چند روز تغییری اساسی در فضای کار اعمال کنید.

  • هزینه کمتر برای طراحی محیط کار به روش اپن آفیس

در اداره‌های دولتی که به‌روش سنتی طراحی شده‌اند، برای هر اتاق حداقل یک میز کار، دستگاه چاپگر و اسکنر و دیگر تجهیزات اداری لازم تهیه می‌شود. اما در شرکت‌هایی که به‌صورت اپن آفیس طراحی شده‌اند، شما می‌توانید برای هر تیم یک یا چند میز کار بزرگ و اشتراکی و دیگر تجهیزات اداری را تهیه کنید. بنابراین این روش اجرای دکوراسیون اداری به بودجه بسیار کمی احتیاج دارد.

اما پیش از تصمیم‌گیری بهتر است معایب این سبک را هم بدانید تا از چالش‌های کارکنان در این روش دکوراسیون اداری آگاه باشید.

  • شلوغی و آلودگی صوتی در محیط کار فضای باز

با قدم‌زدن در اداره‌های بزرگی که ارباب‌رجوع ندارند، سکوت محیط بیش از هر چیزی جلب توجه می‌کند. همه کارکنان در اتاق‌های خود و پشت درهای بسته مشغول کار هستند و هیچ سروصدایی نمی‌تواند تمرکز عمیق آن‌ها را برای کار کردن از بین ببرد. اما یکی از مشکلاتی که می‌تواند کارمندهای شرکت با فضای باز را خسته و آزرده کند، شلوغی زیاد محیط کار و آلودگی صوتی آن است.

بسیاری از کارها به تمرکز بالا احتیاج دارند و اگر فرهنگ درست کار کردن در اپن آفیس میان تمام کارکنان نهادینه نشده باشد، باید در انتظار کاهش بهره‌وری کارمندها و نارضایتی آن‌ها از محیط کار باشید.

  • از بین‌بردن حریم شخصی کارکنان در اپن آفیس

در اپن آفیس افراد حداقل هشت ساعت از روز را در کنار دیگران و بدون هیچ حد و مرز مشخصی می‌نشینند. گرچه این نزدیکی تعامل بیشتر و ارتباط صمیمی‌تر را به‌همراه دارد ولی حریم شخصی افراد را هم از بین می‌برد. این ویژگی فضای کار باز بر افراد درون‌گرا، تاثیر بیشتری دارد و می‌تواند بهره‌وری را به میزان زیادی در آن‌ها کاهش دهد. اگرچه تحقیقات نشان داده‌اند که افراد برون‌گرا هم از دیده‌شدن مستمر در ساعت‌های کاری چندان راضی نیستند.

در تحقیقی بهره‌وری کارگران یک کارخانه چینی بررسی شد و به این نتیجه رسیدند که کارگران در شرایطی که تحت نظارت هستند بهره‌وری پایینی در انجام وظایف و مسئولیت‌ها دارند.

  • اضطراب بیشتر کارکنان در اپن آفیس

در معرض دید بودن برای هیچ‌کس خوشایند نیست. اما از آنجا که کارکنان می‌دانند راهکاری برای ایجاد حریم شخصی در اپن آفیس وجود ندارد، به‌مرور زمان با استرس و فشار روانی زیادی مواجه می‌شوند و گاهی ترک کار تنها چاره برای مقابله با این استرس است. 

۶ قانون برای فضای کار باز موثر در محیط اداری

بعد از بررسی انواع دکوراسیون شرکت با فضای باز به این نتیجه می‌رسیم که برای کم‌تر کردن نکات منفی آن باید چند قانون ساده را رعایت کنیم. البته بخشی از این قوانین مربوط به مدیریت می‌شود که باید امکانات لازم را برای کارکنان فراهم کند و بخشی دیگر مربوط به فرهنگ درست افرادی است که در چنین فضایی، مشغول به کار هستند.

  • سعی کنید در حد امکان، عواملی که باعث برهم زدن تمرکز کارکنان می‌شود را از بین ببرید. مثلا این فرهنگ را ترویج دهید که افراد در فضای شرکت چه برای مسائل کاری و چه در زمان استراحت، با صدای آهسته صحبت کنند. علاوه بر این، بیشتر شرکت‌ها یک هدفون برای گوش‌دادن به فایل‌های صوتی و تصویری و برقراری تماس تلفنی در اختیار هر یک از کارکنان قرار می‌دهند.

روش هایی برای رعایت سکوت در فضای کار اشتراکی

  • با هر تیم کاری صحبت کنید و شرایط و نیازهای آن‌ها برای تمرکز بیشتر را لیست کنید. می‌توانید مهم‌ترین نیازهای آن‌ها را تامین و شرایط کاری ویژه‌ای برای هر گروه تعریف کنید.
  • محیط کار را به بهترین شکل سازماندهی کنید. در واقع بعد از صحبت با تیم‌های کاری و اطلاع از نیازهای آن‌ها، طراحی فضای باز را به یک طراح داخلی بسپارید تا محیطی مناسب برای تمام گروه‌ها طراحی کند. برای هر تیم بهترین ترکیب و چیدمان میز را طراحی کنید و با پارتیشن‌های کوتاه حریم شخصی مناسبی برای هر فرد فراهم کنید. 
  • اتاقی مخصوص برگزاری جلسه‌های تیم‌های کاری داشته باشید. با توجه به اینکه جلسه‌ها با سروصدای زیادی همراه هستند؛ اگر در محیط شرکت با فضای باز برگزار شوند، به‌راحتی باعث حواس‌پرتی دیگر تیم‌های کاری خواهندشد.

اتاق مخصوص جلسات در فضای کار اشتراکی

  • به کمک گیاهان آپارتمانی، فضایی سبز در تمام شرکت ایجاد کنید. می‌دانید که گیاهان انرژی زیادی را به محیط منتقل می‌کنند پس بهتر است برای حفظ شادابی و پویایی محیط در ساعت‌های کاری از قدرت گیاهان سرسبز بهره‌مند شوید.
  • هنگام طراحی دکوراسیون اداری حتما به نور محیط توجه کنید. اگر شرکت پنجره‌های بزرگ برای تامین نور طبیعی در طول روز ندارد حتما با نور مصنوعی فضای شرکت را روشن کنید تا تاثیر محیط تاریک بر خستگی کارکنان را به حداقل برسانید.

طراحی محیط کار بهینه با اپن آفیس

بسیاری از شرکت‌های معروف و موفق امروز به روش اپن آفیس طراحی شده‌اند تا حس پویایی و رشد را در کارکنان خود ایجاد کنند. فضای کار باز با کنار هم قرار دادن کارکنان، مهارت‌های نرم متعددی را در افراد تقویت می‌کند که اگر بتوانید به روش‌های مختلف نظم و آرامش محیط را در حد ایدئال نگه‌دارید یک فضای کار مناسب برای کارکنان فراهم کرده‌اید. البته فراموش نکنید در کنار استانداردهای مشخص برای محیط کار، فراهم‌کردن میز و صندلی اداری استاندارد هم به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند.

به این مطلب علاقه داشتید؟

میانگین امتیازها ۰ / ۵. تعداد نظرات: ۰

اولین نفر باشید که برای این مطلب امتیاز ثبت می کنید.

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.