چگونه یک اتاق کنفرانس مناسب داشته باشیم؟

یکی از مهمترین اتاق های هر شرکتی که در اولین برخورد مراجعان می تواند آنها را تحت تأثیر قرار دهد اتاق کنفرانس است پس باید در چیدمان آن دقت لازم را به عمل آورد.

دکوراسیون اتاق کنفرانس هم می تواند موجب القای حس نشاط و بروز ایده های خلاقانه شود و هم قادر است با ایجاد یک فضای ناراحت و خسته کننده افراد را کاملاً از موضوع مورد بحث منحرف کند بنابراین اگر تمایل دارید که مشتریان و مراجعان شما را تا مدت ها به یاد داشته باشند ادامه این مطلب را از دست ندهید.

دکوراسیون اتاق کنفرانس

نیازهای ارباب رجوع را در نظر بگیرید

قطعاً شما هم می‌ خواهید که افراد حاضر در اتاق کنفرانس تا حد ممکن احساس راحتی کنند و در عین حال فضایی باز برای جا به جایی دست و پا و حتی راه رفتن در اختیار داشته باشند. همچنین مساحت اتاق کنفرانس باید به اندازه‌ای باشد تا مراجعه‌کنندگان تصور کنند که این فضا برای حضور آنها طراحی شده است. با این وصف بهتر است تعداد افرادی که معمولاً در جلسات شرکت می‌کنند را تخمین بزنید و ضمن در نظر گرفتن اتاقی مناسب برای آنها میزی با ظرفیت کافی خریداری کنید. علاوه بر این صندلی‌ های مورد استفاده در اتاق کنفرانس باید مطابق با اصول ارگونومیک و قابل تنظیم باشد تا امکان استفاده از آنها برای افراد مختلف فراهم شود.

دکوراسیون اتاق کنفرانس

یک میز مناسب انتخاب کنید

شکل میز کنفرانس مشخص‌کننده نوع چینش صندلی‌ ها خواهد بود. به طور کلی سبک‌ های متنوعی برای چینش صندلی‌ ها در یک اتاق کنفرانس وجود دارد. برای مثال فرم U شکل به افراد اجازه می‌دهد تا ارتباط بصری بیشتری با سخنران برقرار کنند در حالیکه چینشی شبیه به سالن‌ های تئاتر یا کلاس‌ های درس از بیشترین فضای ممکن استفاده می‌کند و در نتیجه می‌تواند افراد بیشتری را نیز در خود جای دهد. البته این سبک معمولاً فضای چندانی برای تردد حضار باقی نمی‌گذارد.

در مجموع پیش از تصمیمگیری درباره دکوراسیون اتاق کنفرانس بهتر است تعداد افراد، مسا حت اتاق کنفرانس و نوع ارتباط مطلوب میان حضار و سخنران را در نظر بگیرید.

دکوراسیون اتاق کنفرانس

یک اتاق مناسب انتخاب کنید

در حالت ایده آل اتاق کنفرانس باید در جایی قرار داشته باشد که میزان حواس پرتی و عدم تمرکز به حداقل برسد. به عنوان مثال فضایی نزدیک به دفتر مدیر عامل بسیار مناسب است. همچنین استفاده از رنگ دیوار مناسب می‌تواند در نحوه عملکرد افراد حاضر در جلسه تأثیر قابل توجهی بگذارد. برای مثال اگر بخشی از دیوارهای اتاق کنفرانس را به رنگ آبی در آورید کاربران به احتمال زیاد احساس آرامش و دلپذیری خواهند داشت. در مقابل رنگ قرمز برای دیوارهای اتاق کنفرانس که افراد حاضر در آن به تمرکز و آرامش زیادی در هنگام صحبت کردن نیاز دارند انتخاب نامناسبی است. همچنین رنگی که انتخاب می‌کنید باید با نام تجاری و تصویر لوگوی شرکت شما نیز سازگار باشد.

دکوراسیون اتاق کنفرانس

در نورپردازی اتاق کنفرانس دقت کنید

ورود نور طبیعی از طریق پنجره‌ ها به اتاق کنفرانس علاوه بر صرفه‌ جویی در مصرف انرژی موجب القای حس تازگی و نشاط نیز می‌ شود. با این حال برخلاف اتاق خواب بهتر است که پنجره‌های اتاق کنفرانس به‌ وسیله پرده‌ هایی غیر شفاف پوشانده شوند تا مانع دیدن مناظر خیره‌کننده توسط کارکنان و حواس پرتی آنان شود. همچنین در اواسط بعد از ظهر تابش آفتاب به درون اتاق کنفرانس نوری خیره‌ کننده ایجاد می‌کند که موجب کلافگی و خستگی چشم مراجعان می‌شود.

افزون بر این بهتر است موارد زیر را هنگام نورپردازی اتاق کنفرانس رعایت کنید:

۱. اجتناب از نورپردازی موضعی

۲. استفاده از لامپ‌هایی با کمترین گرمای تولیدی

۳. استفاده از رنگ روشن برای دیوارها

۴. به‌ کارگیری لامپ‌های OLED برای نورپردازی اتاق کنفرانس بزرگ

دکوراسیون اتاق کنفرانس

انتخاب یک نمایشگر مناسب

صفحه نمایش در اغلب اوقات نقطه کانونی اتاق جلسات است بنابراین باید در انتخاب آن دقت شود. این نمایشگر باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا تمام افراد حاضر در اتاق چه دور و چه نزدیک بتوانند تصاویر را به طور واضح مشاهده کنند. همچنین این صفحه نمایش باید در فاصله مناسبی از مخاطبان خود قرار گیرد تا تصاویر به شکل پیکسلی مشاهده نشوند. علاوه بر اندازه نمایشگر و فاصله آن باید یک ویدئو پروژکتور و پرده نمایش نیز برای اتاق کنفرانس در نظر گرفته شود.

اگر نمایشگر بر روی دیوار نصب شود پرده نمایش نیز می‌تواند در بالای آن قرار گیرد تا هر دو وسیله در یک نقطه کانونی باشند. باید گفت که این تجهیزات لوازم جانبی دیگری نظیر کابل، کنترل و بلندگو نیز به همراه دارند و باید به‌گونه‌ ای قرار گیرند که دست و پا گیر نباشند.

ارائه امکانات

همانطور که پیش از این نیز اشاره شد مهمانان باید تا حد امکان احساس راحتی کنند بنابراین استفاده از یک یخچال کوچک در اتاق کنفرانس به‌ طوریکه تمامی افراد حاضر در اتاق به آن دسترسی داشته باشند و در هر زمان بتوانند نوشیدنی مورد نیاز خود را بنوشند ایده بسیار خوبی است. همچنین استفاده از میز کنفرانسی که فضایی برای نگهداری لوازم اضافی افراد مانند کیف و پرونده‌ های مختلف داشته باشد انتخاب مناسبی است. قرار دادن یک یا دو سطل زباله در اطراف اتاق کنفرانس هم بسیار مهم است.

یک طراحی سازگار با زمینه کاری

هرچند خلاقیت خوب است اما اصالت از آن بهتر است. بهترین اتاق‌های کنفرانس با دکوراسیون و رنگ‌ های به کار رفته در خود معرف زمینه کاری باشند. برای مثال اگر همچون شرکت‌ های بزرگ دنیا برای کسب و کار خود یک رنگ خاص را در نظر گرفته‌اید در صورت امکان باید از این رنگ به شکل غالب در اتاق کنفرانس استفاده کنید. اگر در زمینه مبلمان یا طراحی دکوراسیون فعالیت می‌کنید اتاق کنفرانس شما باید با بهترین محصولات ممکن تجهیز شود. شرکت‌های صنعتی باید از اتاق‌ هایی با امکانات پیشرفته برخوردار باشند.

به طور کلی می‌توان گفت اتاق کنفرانس شما نشان‌ دهنده سابقه و مهارت شما در یک زمینه کاری است.

پیش از جلسات یک تست اجرا کنید

در رویدادهای مهم مانند جلسات کاری آمادگی بسیار مهم است. این که در برخورد نخست با مهمانان به هیچ وجه دست و پای خود را گم نکنید و با آرامش و طمأنینه آنها را به سمت اتاق راهنمایی کنید نشان از حرفه‌ ای بودن شما دارد. در این بین نقش کارکنان نیز تعیین‌کننده است و همگی باید پیش از ورود مراجعان کاملاً توجیه و به وظایف خود آگاه شوند. افزون بر این چینش درست وسایل، دسترسی آسان به آنها از سوی تمامی افراد، وجود فضای کافی برای تردد افراد در اتاق کنفرانس، سالم بودن صندلی‌ ها و قابلیت تنظیم آنها، عملکرد صحیح سیستم نورپردازی، نمایشگر، ویدئو پروژکتور، بلندگوها و سیستم تهویه مطبوع نیز از موارد مهم در یک کنفرانس اداری هستند.

با این اوصاف تمرین این موارد پیش از ورود مهمانان می‌تواند به تسلط بهتر شما بر شرایط ختم شود.