اگر به گذشته بازگردیم حدود یک قرن پیش محیط اداری جز اتاقک‌هایی با میز و صندلی‌های نامناسب و چند کتابخانه چیز دیگری در خود نداشت. در آن زمان راحتی کارکنان، میزان نورپردازی و روابط مناسب میان افراد اهمیت چندانی نداشت و دفاتر اداری بدون در نظر گرفتن کاربری آنها، شباهت زیادی به یکدیگر داشتند. از همه بدتر آنکه کارکنان در چنین فضای ایزوله‌ای ارتباط چندانی با هم نداشتند و روابط کاری به سردی پیش می‌رفت.
دفتر اداری قدیمی به سبک open office
پس از گذشت مدتی، به دلیل کمبود فضای اختصاصی برای کارکنان سبکی جدید با نام open office به طراحی دفاتر اداری وارد شد. این سبک نخستین بار در سال ۱۹۵۰ در آلمان به اجرا درآمد و در آن دیگر خبری از اتاق‌های مجزا و دیوارهای جداکننده نبود. در عوض کارکنانی که فعالیت مشابه انجام می‌دادند در یک فضای بزرگ بر روی میزهایی به موازات هم کار می‌کردند. اگرچه این شیوه تا حدودی سرعت انجام کارها را افزایش می‌داد و تصور می‌شد که موجب بهبود ارتباط کارکنان با یکدیگر شود اما ایرادات فراوانی را نیز با خود به همراه داشت. در سبک open office اولیه کارکنان شاهد رفت و آمدهای زیاد و سر و صدای ماشین‌های تایپ و زنگ تلفن‌های متوالی بودند که تمرکز کافی برای انجام برخی امور را از آنها می‌گرفت. همچنین فضای چندانی هم برای ذخیره‌سازی فایل‌ها وجود نداشت.
سیستم اداری Action Office که توسط رابرت پروپس طراحی شد
این مشکلات سبب شد تا ۱۵ سال بعد شرکت هرمان میلر با کمک طراحی به نام رابرت پروپس یک مبلمان اداری با نام Action Office را روانه بازار کند. این مبلمان در واقع استاندارد جدیدی را به طراحی دکوراسیون فضای اداری وارد کرد. در Action Office کارکنان ضمن نزدیکی به یکدیگر و امکان گفتگو با هم می‌توانستند تمرکز بیشتری بر روی فعالیت خود داشته باشند. همچنین فضای لازم برای نگهداری وسایل آنها نیز در اختیار‌شان قرار می‌گرفت. این ایده اگرچه چندان مورد توجه قرار نگرفت اما موجب پیدایش سبک cubicle office در طراحی دکوراسیون اداری شد.
با وجود اینکه امروزه حدود ۷۰ درصد سیستم‌های اداری دنیا هنوز بر پایه سبک open office طراحی می‌شود اما طراحان دکوراسیون طی دو دهه اخیر علاوه بر ارتباط افراد به جزئیات دیگری نیز توجه می‌کنند. سبک open office از دیرباز تاکنون فضایی مناسب برای دفاتر روزنامه‌ها و شرکت‌های استارتاپی فراهم کرده اما سؤال این است که آیا تمام کارکنان می‌توانند در یک محیط پر رفت و آمد کار کنند؟
-با-انعطاف-بیشتر-ن_5afbd4bf0568f.jpeg)
محیط اداری موسوم به coworking space (فضای کار گروهی) با انعطاف بیشتر نسبت به سبک open office
بهبود ارتباط در یک محیط اداری مناسب
واقعیت این است که در یک فضای اداری همه کارکنان وظایفی یکسان ندارند. حتی شرایط کاری هر یک از آنها نیز در طول روزهای هفته ممکن است تغییر کند به‌گونه‌ای که در ساعاتی به انجام کارهای سخت و دقیق مشغول هستند و در ساعاتی دیگر فعالیت‌های تکراری و روزمره را انجام دهند. نتیجه آنکه یک فضای کاری با سبک open office همیشه موجب افزایش بهره‌وری نمی‌شود و گاهی حتی نتیجه معکوس به همراه دارد؛ بنابراین دفاتر کاری مناسب باید انعطاف بیشتری داشته باشند
یکی از راه‌های مناسب برای جلوگیری از بر هم خوردن تمرکز حواس کارکنان، ایجاد سالن‌های مجزا برای کارهای گروهی و کار فردی است. به شکلی که در یک سالن همانند سالن مطالعه کارکنان حق صحبت کردن، ایجاد سر و صدا و رفت و آمد زیاد را نداشته باشند. با این وصف می‌توانید با کمترین هزینه به مقصود خود برسید.
استفاده از پارتیشن های شیشه ای عایق صوت برای جداسازی فضای جلسات
همچنین شرکت‌های بزرگ دنیا علاوه بر فراهم آوردن فضایی برای کار گروهی، اتاقک‌هایی را نیز برای برگزاری جلسات کوچک اداری در نظر می‌گیرند. این اتاقک‌ها نیز با استفاده از دیوارهای پیش‌ساخته یا شیشه‌ای از سایر قسمت‌ها جدا می‌شود. آنها از کارکنان خود برای انتخاب رنگ، مبلمان و دکوراسیون فضای اداری نظرخواهی می‌کنند تا محیطی که در آن کارکنان احساس راحتی بیشتری می‌کنند را فراهم کنند.
استفاده از سرسره به جای راه پله یکی از روش‌های جذاب و کم‌خرج برای ایجاد نشاط گروهی در فضای اداری
افزون بر موارد فوق، امروزه شرکت‌های بزرگ دنیا نگاهی متفاوت به مقوله کار وجود دارد. مدیران این شرکت‌ها معتقدند که می‌توان علاوه بر انجام فعالیت‌های کاری محیطی فراهم کرد تا کارکنان کمتر احساس خستگی کنند و در عوض از کار خود لذت ببرند! در واقع آنها برای رسیدن به این هدف بیش از هزینه، ایده‌های خلاقانه‌ای را مطرح می‌کنند. به‌عنوان مثال استفاده از سرسره به جای راه پله یکی از روش‌های جذاب و کم‌خرج برای ایجاد نشاط گروهی در فضای اداری است که امروزه در برخی شرکت‌ها و حتی فرودگاه‌ها و دانشگاه‌ها به کار رفته است.
به کارگیری مبلمان غیر رسمی در دفاتر کار گوگل
افزون بر این تنوع رنگ و طرح مبلمان اداری در یک فضای اداری باز نیز به کارکنان اجازه می‌دهد تا با تغییر مکان نشستن خود احساس خستگی کمتری کنند و برای مکان گفتگوهای خود انتخاب‌های متعددی داشته باشند. در واقع در این دفاتر، سبک open office کمی تغییر کرده در کنار میزهای اداری گروهی از مبل‌های غیر رسمی برای کمک گرفته شده است.
امکان انجام بازی های گروهی در محیط اداری به منظور کاهش میزان تنش و اضطراب کارکنان
حتی در برخی از این ادارات امکان انجام ورزش‌های گروهی نظیر پینگ پنگ یا بیلیارد نیز فراهم شده تا کارکنان در کنار انجام گفتگوهای رسمی که گاه موجب ایجاد سوءتفاهم می‌شود بتوانند لحظات خوشی را در کنار هم داشته باشند و احساس صمیمیت بیشتری کنند. در حقیقت می‌توان گفت که در سال‌های اخیر طراحان دکوراسیون اداری تلاش کرده‌اند تا محیط ادارات را از حالت رسمی خارج کنند و به آن راحتی فضای خانه را ببخشند. آنها به این نتیجه رسیده‌اند که مشورت، همکاری صادقانه و راحتی سه اصل مهم در پیشبرد اهداف شرکت‌ها هستند و به جای آنکه به کارمندان به چشم ربات‌های بی‌احساس نگاه شود می‌توان آنها را به شیوه‌های غیرمستقیم به انجام کارها تشویق کرد به شکلی آنها نیز به‌اندازه روسا و سهامداران شرکت‌ها از پیشرفت مجموعه خود احساس خوشنودی کنند.
