آیا دوران فضای اداری باز به پایان رسیده است؟

مشکلات فضای اداری باز

مطالعات اخیر نشان می‌دهد که فضای باز اداری ممکن است تا آن اندازه که در تبلیغات عنوان می‌شود، بهره‌وری و کارایی افراد را افزایش ندهد. در حقیقت، این فضا بر روحیه کارکنان تأثیر می‌گذارد و میزان آن در هر یک از افراد متفاوت است. آنچه مشخص است این است که فضای باز اداری تنها به یک جنبه از نیازهای انسان در محیط کاری توجه دارد، اما این توجه موجب کم‌توجهی به سایر نیازها شده است. در یک محیط اداری، کارکنان نه وظایف یکسانی دارند و نه به شیوه‌ای مشابه کار می‌کنند. ممکن است کاری را که شما با مشورت و کمک دوستان خود انجام می‌دهید، دیگری تنها در یک محیط آرام و به‌تنهایی قادر به انجامش باشد.

نخستین فضای اداری باز موسوم به Action Office که توسط شرکت هرمان میلر ارائه شد

تحقیقات نشان می‌دهد که فضای اداری باز از ۱۵ تا ۲۸ درصد میزان بهره‌وری کارکنان را در محیط‌های مختلف اداری کاهش می‌دهد. اهمیت این موضوع هنگامی بیشتر می‌شود که درمی‌یابیم نزدیک به ۷۰ درصد از دفاتر اداری ایالات متحده آمریکا بر پایه فضای اداری بازطراحی شده‌اند. در این بین، شرکت‌های مستقر در سیلیکون ولی (Silicon Valley) از پیشگامانی بودند که فضای اداری باز را برای دفاتر خود انتخاب کردند و موجب ترویج این سبک شدند. همچنین رسانه‌هایی نظیر بلومبرگ (Bloomberg) و شبکه‌های تلویزیونی نیز با استودیوهای خبری باز که در پس‌زمینه آنها کارمندان در حال کار قابل مشاهده بودند، تأثیر زیادی در رونق فضای اداری باز داشتند.

فضای اداری باز

گرگ پارسونز (Greg Parsons) معاون ارشد و یکی از مدیران خلاق شرکت هرمان میلر معتقد است که در گذشته فضاهای اداری به شکلی تکراری و یکنواخت از یک استاندارد یکسان تبعیت می‌کردند. این شیوه موجب می‌شد تا فارغ از زمینه کاری، شرکت‌ها از دکوراسیون اداری یکسانی برخوردار باشند. اما اخیراچیدمانو دکوراسیون‌های متفاوت‌تری را در محیط‌های اداری مشاهده می‌کنیم که هر یک در راستای هدف‌گذاری شرکت‌ها طراحی شده‌اند.

فضای اداری باز

فضای اداری امروز

در حال حاضر، مفهوم کار کردن تنها به معنای نشستن پشت میز کامپیوتر، در تمام مدت روز، نیست. کارمندان با ایده‌های خود زمینه توسعه شرکت‌ها و باقی ماندن آنها در فضای رقابت را فراهم می‌کنند. در نتیجه فضای اداری باید بتواند نیازهای هر یک از آنها را برآورده کند، چیزی که فضای اداری باز از انجام آن عاجز است.

با این وصف، این سؤال مطرح می‌شود که سرنوشت فضاهای اداری امروزی چه می‌شود؟ آیا می‌توان گفت که تمام مدیران، معماران و طراحان داخلی تاکنون اشتباه فکر می‌کردند؟ خیر، حقیقت این است کاهش خلاقیت و بهره‌وری کارکنان ناشی از اشتباهات مدیران و طراحان نبوده است. محیط‌های اداری همانند جامعه با تغییر مفهوم و شیوه کار کردن باید شکلی تازه به خود بگیرند. همان‌طور که با پیشرفت تکنولوژی و روی کار آمدن موبایل و لپتاپ، دستگاه‌های پیجر کارایی خود را از دست دادند؛ طراحی‌های پیشین فضای اداری نیز رفته رفته دیگر نمی‌تواند نیاز کارکنان را برآورده سازد.

فضای اداری باز

فضای اداری آینده

فیت پاپ کورن (Faith Popcorn) مدیر عامل شرکت بازاریابی استراتژیک Brain Reserve، پیش‌بینی می‌کند که فضای اداری باز تا اواسط قرن جاری به طور کلی از میان می‌رود. به عقیده او، مردم نه به فضای اداری باز علاقه دارند و نه دوباره به اتاق‌های کوچک و بی‌روح خود بازمی‌گردند. آنها نوع سومی از کار کردن را انتخاب می‌کنند. جایی که بتوانند لپ‌تاپ خود را به هرجا که دوست دارند ببرند، چت کنند، استراحت کنند و در هر فضایی که مایل بودند با همکاران خود جلسه بگذارند و این تنها برنامه‌ریزی برای بخشی از زمان است. آنها رفته رفته احساس می‌کنند که نیازی نیست تا حتماً در ساعاتی معینی به فعالیت بپردازند و می‌توانند در خانه، در هنگام شب، در حال مسافرت و طول پرواز نیز کارهای خود را به‌خوبی انجام دهند، چراکه تکنولوژی ابزار لازم برای این کار را در اختیارشان قرار می‌دهد.

بنابراین می‌توان گفت که در سال‌های آینده بزرگ‌ترین ادغام میان محیط کاری و زندگی خصوصی شکل خواهد گرفت. در واقع همان‌طور که حرفه ما به بخشی از زندگی خصوصی ما تبدیل شده، وقت آن رسیده تا راحتی‌های موجود در منزل نیز به فضاهای کاری بازگردند.

فضای اداری باز

از آنجایی که استفاده از کاغذ در فضاهای اداری کمتر و کمتر می‌شود و ما می‌توانیم بسیاری از ذخیره‌سازی‌ها، سخنرانی‌ها و کارهای خود را با دستگاه‌های الکترونیکی انجام دهیم، پس بسیاری از لوازم موجود در ادارات نیز با گذشت زمان بی‌مصرف می‌شوند به‌طوری که می‌توان در هر محیطی (نه تنها در منزل) به سرعت یک دفتر کار شخصی ایجاد کرد.

باید اعتراف کرد که از دهه ۱۹۶۰ میلادی که شرکت هرمان میلر با الهام از علوم اجتماعی و رفتار انسان‌ها، فضای اداری باز را طراحی کرد، عوامل متعدد دیگری پدید آمده‌اند که بر عملکرد این سبک اثر گذاشته‌اند. حس خود مختاری کارکنان، رقابت، فناوری، تحرک، حریم خصوصی و حفاظت از محیط زیست از مؤلفه‌هایی هستند که شاید ۵ دهه پیش چندان اهمیت نداشتند اما امروزه به سوژه هر روز رسانه‌ها تبدیل شده‌اند و اولویت زندگی انسان‌ها هستند. در نتیجه نمی‌توان انتظار داشت که انسان‌ها با نیازها و رفتارهای جدید در محیطی با طراحی نیم‌قرن پیش عملکرد مناسبی از خود نشان دهند.